事前登録型本人通知制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本等を本人の代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録された方に対して交付した事実を郵送で通知する制度です。
この制度は、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利・利益の侵害の防止を図るとともに、住民票の写し等が第三者に交付された事実を知る権利を保障することを目的としています。
●登録できる方
京都市に住民票がある方又は京都市に本籍がある方
※京都市が独自に行っているサービスのため、本制度の対象となるのは、本市が所管する住民票又は戸籍に限ります
住所地又は本籍地が京都市外の場合は、住所地又は本籍地を管轄する市区町村役場に直接お問い合わせください。
●必要書類
・京都市本人通知制度事前登録申請書
・宛名シート
・窓口に来庁される方の本人確認書類（個人番号カード、運転免許証、パスポート等）
・代理人が申請する場合は、代理権限を明らかにする書類（任意代理人の場合は委任状、法定代理人の場合は戸籍謄本、登記事項証明書等）
●登録受付場所
通知の対象となる証明書を管轄する区役所・支所の市民窓口課又は出張所
（住民票の写しについては住所地を管轄する、戸籍・附票については本籍地を管轄する区役所等）
※京都市内に住所と本籍がある方は、それぞれの区役所等への申請が必要です。
●郵送による申請
窓口に来庁することができない場合は、郵送で申請することができます。その場合は、次の書類を登録受付先に郵送してください。
・京都市本人通知事前登録申請書
・宛名シート
・申請者の本人確認書類（住民基本台帳カード、運転免許証、パスポート等）のコピー
・返信用封筒（登録完了通知を送付しますので、宛先、宛名を記入し切手を貼付してください。）
・代理人が申請する場合は、代理権限を明らかにする書類（任意代理人の場合は委任状、法定代理人の場合は戸籍謄本、登記事項証明書等）
●通知の対象となる証明書
・住民票の写し
・住民票記載事項証明書
・戸籍謄本・抄本（戸籍全部事項証明・個人事項証明）
・戸籍記載事項証明書
・戸籍の附票の写し
※いずれも消除又は除かれたものを含みます。
●通知の対象となる請求
・本人等の代理人からの請求
・代理人以外の第三者からの請求
※本人等とは住民票の写しにおいては「本人又は本人と同一世帯に属する者」、戸籍謄抄本及び戸籍の附票の写しにおいては「戸籍に記載されている者、又はその配偶者、直系尊属・卑属」をいいます。
※第三者とは本人等以外の個人、法人及び特定事務受任者をいいます。
●通知の対象とならない請求
・登録者本人、同一世帯員からの住民票の写しの請求
・登録者本人、同じ戸籍に記載されている方又はその配偶者、直系の尊属卑属からの戸籍関係証明書
・国又は地方公共団体からの請求
・その他区長が特別な理由によると認めた請求
●通知の内容
・交付年月日
・証明書の種別
・交付通数
・請求者の種別（代理人請求、代理人以外の第三者請求（個人、法人、特定事務受任者））
※請求者の氏名や住所等の個人情報は記載されません。
※通知のあった交付請求について、京都市個人情報保護条例に基づき、交付請求書の開示請求を行うことができます。
ただし、開示される内容は個人情報保護条例の規定の範囲内となり、法人の名称や特定事務受任者の氏名等以外の第三者に
関する個人情報については非開示となる場合がありますので、あらかじめご了承下さい。
●通知の時期
原則として、証明書を交付した日から３０日を経過する日以降に登録者本人宛に郵送で通知します。
●登録内容の変更
住所異動や戸籍の届出等により登録した内容に変更が生じた場合は、住所異動や戸籍届出とは別に、登録した区役所等に変更の届出が必要となります。
●登録の抹消
登録に有効期間はありません。登録をやめる場合は廃止の届出が必要です。
ただし、登録者が死亡若しくは失踪宣告を受けた場合、海外に転出した場合、住民票が職権により消除された場合、住民票除票等が保存期間経過により廃棄された場合又は変更の届出を行わなかったことにより通知書が返戻された場合は登録を抹消します。
ただし，登録者が死亡若しくは失踪宣告を受けた場合，海外に転出した場合，住民票が職権により消除された場合，住民票除票等が保存期間経過により廃棄された場合又は変更の届出を行わなかったことにより通知書が返戻された場合は登録を抹消します。